La gestione di progetti con Facebook e pochi altri strumenti

Sarà capitato di dover coordinarsi in fretta e furia per far partire una piccola iniziativa, magari in poco tempo e con la necessità di includere un po' di persone. Quello che succede è un gran perdita di tempo solo per mettersi d'accordo sul daffarsi e magari senza pianificare le attività con il rischio di dimenticare dettagli importanti. Se poi il gruppo di lavoro è distante fisicamente allora le cose si complicano ulteriormente fra telefonate e comunicazioni incrociate. Risultato? L'iniziativa ha successo comunque ma arriviamo stanchi, abbiamo perso parecchio tempo e abbiamo sicuramente dimenticato qualcosa d'importante! Non sto parlando solo di progetti di lavoro ma anche della vita reale: per esempio organizzare una festa, scrivere un libro o un articolo o organizzare un viaggio con degli amici e avere poco tempo e tante cose da fare! Con l'aiuto di Facebook; e di strumenti online è possibile organizzare piccoli progetti utilizzando strumenti online accessibili dai propri dispositivi mobili e completamente gratuiti.

Nella scelta degli strumenti ho considerato le seguenti caratteristiche:

• Uso di strumenti on-line 
• Utilizzabilità degli strumenti su dispositivi mobili 
• Possibilità di condividere l'uso degli strumenti con gli amici  
• Nessun costo 
• Nessuna iscrizione agli strumenti ma utilizzo di un'unica email e password per lavorare

Aggiungere un Gruppo

Ecco i passi: 

1. Creare un gruppo in Facebook 
E' possibile nella pagina principale di Facebook, creare un gruppo Aperto, Chiuso o Segreto. Nel primo caso tutti possono vedere il gruppo, vedere chi c'è nel gruppo e leggere i post; nel secondo caso dall'esterno è possibile solo vedere il gruppo e chi c'è dentro ma non leggere i post; nel terzo caso il gruppo non è visibile se non ai soli membri. C'è poi la possibilità di creare una fan page nel caso si voglia rendere il progetto completamente aperto e ricevere il contributo di tutti gli amici.
Che tipo di gruppo creare dipende dal tipo di progetto: se si deve organizzare una vacanza forse sarebbe bello mostrare a tutti il progetto su Facebook e magari ricevere il contributo di altri che hanno avuto le stesse esperienze oppure mediante il gruppo chiuso nascondere i post e quindi non mostrare le attività del progetto. 

Aggiungere amici al gruppo su Facebook

2. Aggiungere gli amici al gruppo
E' possibile farlo in fase di creazione del gruppo o successivamente come mostra l'immagine che segue.

3. discutere e pianificare la soluzione
Prima di partire è necessario discutere la soluzione e pianificare le attività raccogliendosi attorno ad un tavolo virtuale. Per guidare la discussione è importante concentrarsi sulle seguenti domande: 

• Cosa? Che cosa si vuole dal progetto cioè quali sono gli obiettivi: relax completo? esplorazione? vacanza culinaria?
• Come? Come si intende raggiungere gli obiettivi? Organizzare tour in macchina? Prenotare un villaggio vacanze all inclusive? Fare il tour a piedi o con soli mezzi pubblici?
• Chi? Dopo aver stabilito le cose da fare si decide chi fa cosa e quindi si distribuiscono i compiti
• Quando? Infine si decide entro quanto completare le attività

In attesa dell'attivazione delle video-chiamate all'interno di Facebook è possibile con la versione 5.5 di Skype condividere la lista degli amici e accedere a Facebook da Skype per cui il team di progetto potrà essere sempre connesso e comunicare con pochi click.

Videochiamate con Skype integrate in Facebook. Siamo tutti in attesa dell'uscita!

Per portare avanti il brainstorming invece vi consiglio di utilizzare lo strumento di mind mapping on-line Mindmeister (http://www.mindmeister.com/) che permette di collaborare online costruire il diagramma insieme agli amici. E' possibile schedulare e assegnare i task per cui è lo strumento ideale per partire. Purtroppo non è integrato in Facebook ma è possibile autenticarsi utilizzando la propria google mail senza iscriversi al servizio. 

Brainstorming and planning

Come si nota dall'immagine in alto, MindMeister permette di utilizzare varie icone e colori ma ha anche la possibilità di assegnare dei task. Lo strumento utilizza iCal per pubblicare la lista di attività per cui è possibile importare fra i propri calendari anche quello di Mindmeister  (solo nella versione premium però), in aggiunta invia le e-mail di notifica prima del completamento dell'attività. 

4. Condividere dei documenti
In tre semplici passi abbiamo messo in piedi un progetto. Rimane solo da capire come condividere i documenti in un posto comune. Se non abbiamo dei documenti in locale ma vogliamo crearne di nuovi in maniera collaborativa possiamo utilizzare il servizio Docs.Com che ci permette di creare on-line i documenti Office che ci servono: Doc, Excel e Power Point e vonsividerli con un link su Facebook. E' possibile indicare che tipo di autorizzazioni dare e quindi scegliere fra la visualizzazione totale alla visualizzazione ai gruppi, alla visualizzazione personale.

Creare documenti Office online

Se i nostri documenti non rientrano nella categoria Doc, Excel, Power Point allora è possibile utilizzare il servizio di cloud sharing DivShare che gratuitamente mette a disposizione 5Gb di spazio. Anche con DivShare non è necessario registrarsi ma basta usare il proprio login Fabcebook.

Abbiamo finito! Con quattro semplici passi abbiamo messo in piedi un progetto, condiviso idee e piani e documenti. Non resta che lavorare!