Secondo la definizione contenuta nel PMBOK (Project Management Body of Knowledge) rilasciata dal Project Management Institute, PMI, il Project Management è <<...the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities to meet the project requirements>> [1]. Questa definizione indica il Project Management come quella disciplina che, adottando specifiche conoscenze, capacità, tecniche e strumenti permette di raggiungere gli obiettivi prefissati dal progetto. Possiamo quindi affermare che il Social Project Management è un modo nuovo di intendere il Project Management in quanto mediante l'uso della conoscenza, delle attitudini, delle tecniche e degli strumenti caratteristiche delle reti reti sociali, permette di conseguire i risultati di progetto prefissati. Per rete sociale (social network) si intende un insieme di individui collegati fra loro da specifiche relazioni (amicizia, lavoro, interessi comuni) come definito in [2]. All'interno di un progetto il team è un insieme di persone con una forte relazione, quella del raggiungimento degli obiettivi del progetto, per cui essa rappresenta una rete sociale di tipo temporaneo inserita all'interno della rete sociale più ampia di un'organizzazione o della vita extra-lavorativa.
In base a queste considerazioni è intuitivo pensare che la modalità "sociale" di gestione dei progetti può rappresentare un modo naturale di conduzione del progetto e più legato alla esperienza personale della propria vita reale che ad una imposizione "dall'alto" di attività. E' quindi possibile per il Project Management appropriarsi delle specificità delle reti sociali per ottenere risultati che probabilmente con il classico Project Management non sarebbero raggiungibili. Per esempio in una rete sociale basata su relazioni di amicizia o di stima, la conoscenza non viene nascosta ma esposta e discussa per cui per un membro della rete è più facile accedere alla conoscenza rispetto a quello che potrebbe succedere in un ambiente lavorativo chiuso. Un'altra caratteristica positiva delle reti sociali è il forte riconoscimento e condivisione degli obiettivi, per cui gli appartenenti alla rete posseggono un commitment maggiore e portano avanti le attività in maniera più determinata. In sintesi:
il Social Project Management, mediante le specifiche potenzialità delle reti sociali si propone di individuare metodi, strumenti e pratiche che possono condurre ad una migliore conduzione dei progetti.
Ma quali sono i concetti specifici delle reti
sociali che il Social Project Management sfrutta per raggiungere i propri
obiettivi? Facciamo un passo indietro: in un recente libro
[3], come anche nel suo blog dedicato a questo tema [4], Stephen Denning scrive come sia necessario reinventare il
management mediante la trasposizione di cinque principali caratteristiche che
riguardano:
1.
gli obiettivi aziendali
2.
il ruolo dei manager
3.
le modalità di coordinamento
4.
i valori di riferimento
5.
la comunicazione
Il primo "shift" riguarda gli obiettivi
aziendali e prevede la transizione dalla semplice vendita del prodotto così
com'è alla predisposizione dell'azienda nel deliziare i propri clienti creando
il giusto prodotto in base alle loro preferenze, come esempio di questo
principio, Denning porta la Apple (delight the customer). La seconda
transizione riguarda il passaggio da uno stile di management direttivo, ad uno
stile collaborativo in cui il manager non è più un controllore ma un
facilitatore (enabler) capace di liberare le energie del team. La terza
caratteristica da migrare è la modalità di coordinamento intesa non più come
rigida gerarchia dei ruoli ma come autonomia nella produzione allineata di
requisiti di prodotto. Il quarto shift è il cambio di focus dal valore che
guida le organizzazione e cioè il ritorno economico e la massimizzazione
dell'efficienza verso valori dedicati alla innovazione e alla crescita
dell'organizzazione sul lungo termine. Infine il quinto passaggio è la modalità
di comunicazione che deve passare dalla modalità top-down, che prevede la
diffusione di comunicazioni di tipo direttivo, ad una comunicazione
"bottom-up" che prevede un colloquio fra entità "alla pari"
capaci di perseguire obiettivi comuni, risolvere problemi e generare nuove
idee.
Nella diserzione di Denning è evidente il fatto che
la comunità dei manager, o almeno una parte ben nutrita, visti anche i tanti
libri scritti sull'argomento (si veda [4] per una lista), si sta chiedendo se
nuovi paradigmi sono possibili e fra questi le idee di Denning si avvicinano
molto al concetto di Social Project Management infatti i punti 2, 3 e 5 parlano
proprio della necessità di far emergere dal basso l'organizzazione del progetto per generare
quel valore aggiunto necessario al raggiungimento degli obiettivi di progetto.
Una recente ricerca di Forrester ([5]) conferma
quanto scritto da Denning: in essa si afferma che il focus si sta spostando
dalle istituzioni alle comunità e che le aziende devono imparare a cogliere
questi segni e invece che osteggiare o rallentare il social computing, devono
imparare a sfruttarlo a proprio vantaggio. Una
delle modalità che io propongo per iniziare questo cambio di paradigma è quello
di sfruttare la potenza dei Social Network partendo proprio dai progetti e
quindi dal project management. Attraverso il Social Project Management
infatti le aziende potranno incominciare a costruire reti sociali e
collaborative su piccoli team di progetto che per forza di cose si
propagheranno fino a pervadere tutta l'organizzazione, come è successo e sta
succedendo per la vita reale con piattaforme quali Facebook e Google+.
Lo scopo di questo post è quello di identificare le
caratteristiche salienti del Social Project Management mediante l'analisi delle
caratteristiche distintive dei social network del social computing che, almeno
secondo alcune definizioni, sono le reti sociali basate su piattaforme informatiche. E' importante
analizzare le caratteristiche del social computing in quanto rappresenta il
tipo di rete sociale sulla quale si basa il social project management e dalla
quale prende tutte le potenzialità. Infine passerò a descrivere le
caratteristiche principali che deve possedere una metodologia di Social Project
Management. Il post non ha la pretesa di esaurire l’argomento ma anzi, mediante
la discussione e l’approfondimento, vuole porre le basi per la costruzione di
una metodologia del Social Project Management.
Le Social Network
Il concetto di social
network viene introdotto già nel 1954 da Barnes ([6]). Lo studio delle reti
sociali attraverso la Social Network
Analysis, ha destato e desta particolare interesse in molte aree della
scienza per le modalità con cui gli attori delle reti sociali possono
interconnettersi e per come tali interazioni possano far emergere strutture
ordinate e comportamenti collettivi determinati. L'analisi delle reti sociali
(social network analysis) si concentra soprattutto sulle relazioni e per tale
motivo ha sviluppato e teorie, modelli e applicazioni basati sulle relazioni
che collegano gli attori. Una social network è una rete di attori interdipendenti (detti anche nodi) collegati da una
relazione che permette la transizione di un flusso di risorse (materiali o
immateriali) fra gli attori stessi. Questa definizione può essere ricavata
dagli studi di Wasserman e Faust in
[7].
La social network analysis ha lo scopo di studiare
le reti sociali primariamente analizzando le relazioni e cercando di
individuare pattern di regolarità o proprietà emergenti all'interno delle reti.
In tal modo per esempio, tramite l'analisi delle relazioni è possibile
effettuare previsioni sull'evoluzione delle reti sociali studiandone le
caratteristiche di base. Una delle teorie nate dalla social network analysis è
lo Small World Experiment ([14]) ipotizzato da diversi autori ma realizzato da
Stanley Milgram negli anni '60, in cui si predice che nella rete sociale
"umanità" formata da tutti gli individui della terra e da tutte le
possibili relazioni fra essi, il grado massimo di separazione fra due attori
qualsiasi è di grado 6 per cui fra me e Barak Obama ci saranno cinque individui
sulla terra che, attraverso relazioni di amicizia, affari, ecc., collegheranno
me e Obama. Di recente l'esperimento è in fase di realizzazione su un grande
network come Facebook.
Social Computing
In questo post per social computing intendo
indicare lo studio delle reti sociali
basate su sistemi informatici e specificatamente su piattaforme software quali
per esempio blog, e-mail, piattaforme di social networking, social bookmarking
e così via. L'introduzione di tali software ha amplificato le modalità di
relazione presenti nelle reti sociali classiche e ha connesso le persone in
modi totalmente nuovi. La diffusioni di piattaforme quali Facebook e Twitter ha
inoltre permesso di ampliare il raggio di azione degli attori proprio perché sono sorte nuove modalità di relazionarsi fra
individui grazie a tali software. Per tale motivo probabilmente la Social
Network Analysis dovrà ampliare le proprie teorie e le proprie tecniche grazie
anche al fatto che gli esperimenti possono essere condotti in tempi brevi e con
un numero di attori elevato rispetto alle classiche reti sociali.
E' su questo campo
che il Social Project Management può muoversi e svilupparsi per cui è
fondamentale pensare a individuare le potenzialità che il social computing può
offrire per individuare quali di queste potenzialità possono essere sfruttare
dal Social Project Management e in che modo.
Caratteristiche del social computing:
·
Social Awareness. E' la caratteristica principale delle
reti sociali che prevede il riconoscimento da parte di un individuo
dell'appartenenza ad una rete sociale. Senza tale coscienza la rete non si
sviluppa. In particolare l'uso di gruppi e di cause favorisce l'espansione
della rete sociale.
·
Ambient awareness. E' l'applicazione della social
awareness nel social computing e rappresenta la consapevolezza da parte di un
individuo della presenza di un altro individuo attraverso i media digitali.
Rappresenta quindi una estensione della physical
awareness che si manifesta mediante il linguaggio del corpo, la visione
diretta, ecc. Questa nuova consapevolezza la si sperimenta col costante uso dei
social media e quindi rappresenta una nuova e moderna forma di consapevolezza.
· Relazioni. E' l'elemento fondamentale delle reti
sociali. Il Social Computing ha moltiplicato la possibilità di allacciare e
creare nuovi tipi di relazioni espandendo in maniera enorme l'suo di tali
relazioni (es. viral marketing)
·
User Generated Content. Prima dell'avvento delle piattaforme
Facebook o MySpace, i contenuti erano aggiornati sul Web da un singolo utente
mediante classici processi redazionali. Il flusso informativo era quindi
rivolto in una singola direzione e il corso futuro di tale flusso è determinato
dalla volontà di uno o pochi utenti. Nel Social Computing, i contenuti sono
dinamici e generati da chiunque aderisca alla rete. Non esiste una
pre-disposizione dei contenuti ma questi verranno generati di volta in volta
tramite conversazioni e post e quindi è difficile prevedere quali saranno i
contenuti futuri
· Emozionale. Sulle reti di amicizia è importante
verificare come il fattore emozionale ne guidi l'espansione e la creazione di
contenuti. Per esempio la vicinanza degli amici su Facebook o sul proprio
spazio permette di condividere con essi problemi familiari o gestire situazioni critiche ad punto di
vista personale. Abbiamo visto nel recente attacco di Oslo come l'attentatore
(Breivik) abbia coltivato e alimentato l'odio solo attraverso primariamente
attraverso l'uso dei social network e
poi attraverso contatti sociali diretti.
· Interattiva. Il Social Computing portare un'alta
interattività nelle reti sociali. Le applicazioni che girano su Facebook non
sono solo chat e post ma soprattutto giochi interattivi o applicazioni di
diverso tipo che generano nuovi contenuti anche multimediali e che parecchi
giovani preferiscono rispetto per esempio alla televisione, rappresentando
quindi uno strumento di intrattenimento in forte crescita.
· Fiduca. Trust. Le reti sociali e i contenuti
sono guidati dalla fiducia riposta nei propri contatti. Maggiore è la fiducia e
il grado di relazione dei contatti e maggiore è l’affidabilità che un individuo
percepisce sulle informazioni provenienti dai propri contatti piuttosto che da
altre sorgenti.
·
Team Distribuiti. Un'altra caratteristica importante
del social computing è il fatto che l'elaborazione dell'informazione non è
centralizzata ma distribuita sui nodi della rete. Quindi, per esempio, tutti i
contenuti su un determinato argomento possono essere distribuiti e aggiornati
sui differenti nodi della rete e non centralizzati su uno in particolare. L'uso delle tecnologie si è quindi trasferito
dalla centralizzazione di applicazioni specializzate ad applicazioni
distribuite e che forniscono più soluzioni ([11]).
A queste caratteristiche si affiancano una serie di
funzionalità che le piattaforme per il social computing possiedono e che
contribuiscono alla crescita delle reti stesse facilitando il rinforzo delle
relazioni o la formazione di nuove relazioni (si veda [10]) :
· Meet-up. Capacità della piattaforma di social
computing di fornire funzionalità di condivisione e scambio di informazioni
mediante videocomunicazione, chat, condivisione del desktop.
· Mash-up. Capacità della piattaforma di social
computing di fornire funzionalità di aggregazione di contenuti e
ridistribuzione degli stessi.
·
Tagging. Capacità di marcatura di qualsiasi
contenuto o documento.
·
Social Search. Capacità di ricerca attraverso i
contenuti dei nodi della rete.
· Peer ratings. Capacità della piattaforma di marcare
con indici di gradimento i contenuti permettendone una valorizzazione.
· Comments and trackbacks. Possibilità di commentare i contenuti
da parte di qualsiasi partecipante alla cerchia di amici o della rete.
·
Voten-driven content. Possibilità di assegnare un voto e un
feedback ad un qualsiasi contenuto;
· Document Sharing. Possibilità di memorizzare,
condividere e realizzare documenti e quindi contenuti anche in maniera
interativa.
Come possiamo sfruttare queste caratteristiche nel
Social Project Management? Quale valore aggiunto possono apportare alla pratica
del Project Management? E’ davvero necessario cambiare paradigma? Partiamo da
quest’ultima domanda e chiediamoci se in effetti ha senso pensare ad un nuovo
paradigma. In un articolo del 2002 Kosela & Howell ([12]) partono da questa
domanda e tentano di dimostrare che le attuali teorie e metodologie del Project
Management vadano riviste alla luce del numero dell'alto numero di progetti che
falliscono o che si discostano significativamente dagli obiettivi (scope,
tempi, costi) iniziali. Gli autori criticano l'attuale teoria del Project
Management auspicando il diffondersi di nuovi paradigmi e teorie. Essi partono
dal presupposto che il Project Management ha attualmente una teoria sottostante
individuabile ma per nulla consolidata e lo dimostrano mediante la comparazione
con aree di conoscenza simili a quella del Project Management individuando una
teoria dei progetti ed una del management. Dopo questa scoperta di una teoria
(anzi due) latente ma poco approfondita l'articolo si spinge nel dimostrare,
mediante l'analisi empirica dei fallimenti, che pur essendoci una teoria
sottostante, il Project Management fallisce costantemente i suoi obiettivi e
pertanto va riformato. L'articolo, a mio avviso, non effettua una dimostrazione
puramente scientifica e andrebbe basata su un campione maggiormente
significativo, è pur vero però che ciò che le pratiche del PMBOK predicano e
ciò che invece in fase di esecuzione avviene nei progetti è molto difforme. A
cosa è dovuta questa differenza fra la parte di management e la parte di
esecuzione di un progetto? Primo: ogni progetto realizza un prodotto/servizio
unico, e quindi in fin dei conti ricorda un esperimento scientifico in cui c'è
una fase di formulazione delle ipotesi (requirements),
una fase di esecuzione dell'esperimento (realizzazione) e una fase di verifica
delle ipotesi (test). E' quindi chiaro che ogni progetto non può prevedere con
esattezza se gli obiettivi prefissati verranno raggiunti e in che modo, per cui
il piano risultante deve necessariamente cambiare e adattarsi alle situazioni.
Secondo, il classico project management parte dall'ipotesi che il team di
progetto sia organizzato come una catena di montaggio e che ogni task assegnato
abbia particolari input derivanti dai task precedenti. L'assegnazione di un
task ha delle date di inizio e di completamento. Tale assunzione andrebbe bene
se gli agenti che fanno parte del team fossero degli automi con comportamenti
deterministici ma ciò non è vero e per tale motivo molti piani devono tener
conto della aleatorietà dei comportamenti umani che spesse volte sono guidati
da una forte componente emozionale (gelosia e invidia dei colleghi, depressione
e situazioni familiari proprie, aspirazioni e passioni, ecc.).
I project manager quindi non solo non possono
essere certi in anticipo del quando e come verranno realizzati gli obiettivi ma
non posso prevedere neanche con quale modalità esecutiva realizzeranno tali
obiettivi per cui citando l'articolo precedente: << All too often,
however, only the original plan and scheduling data are ever produced. They continue ro conver the office wall long after they are obsolete and
bear little resemblance to ther current progress of the job.>>
Il Social Project management non è un paradigma che
vuole sostituire la teoria del Project Management, qualsiasi essa sia, né penso
può essere pensato come una metodologia che si adatta a tutti i progetti, ma in
essa può essere pensata per occupare, almeno per ora, una nicchia legata a
piccoli progetti in cui è preponderante la componente creativa e collaborativa
(per esempio l’organizzazione di iniziative o progetti di marketing). Tuttavia
è possibile pensare che, utilizzando le teorie dei Social Networks e
dell'intelligenza collettiva,
in futuro il Social Project Management possa rappresentare una valida
alternativa in molte situazioni.
Il Social Project Management considera il progetto
è un'impresa collettiva e temporanea che ha lo scopo di realizzare un prodotto
o un servizio o un determinato risultato.
Come noterete rispetto alla definizione classica
del PMI c'è un passaggio in più (impresa collettiva) e cioè la consapevolezza
del progetto come impresa di una rete sociale di persone collegate dal progetto
ma che, relazionandosi con l'esterno, si collega e si espande ben oltre i
confini del progetto stesso.
Il Social Project Management va oltre il
Project Management riconoscendo il team
di progetto come appartenente ad una rete sociale che può essere quella formale
del progetto e quella informale e ben più ampia esterna al progetto. Il Social
Project Management deve focalizzare l'attenzione sulla costruzione e il
rafforzamento delle relazioni fra individui in modo da creare fiducia fra i
membri della rete per condividere maggiormente conoscenza ed esperienza e poter
realizzare l'oggetto del progetto.
In base a quanto detto fin ora quali sono le
caratteristiche del Social Project Management? Questo articolo non può trattare
tutte le aree di conoscenza coperte dal PMBOK né è possibile pretendere che il
Social Project sia visto come il
paradigma che sostituirà il classico Project Management. Per tale motivo mi limiterò
ad elencare le caratteristiche salienti del Social Project Management alla luce
delle definizioni del Social Computing. Quella del Social Project Management è
un'area parecchio nuova e ancora non esistono delle definizioni universalmente
accettate né dei metodi riconosciuti e per tale motivo ben venga qualsiasi
discussione su queste tematiche.
- Approccio Bottom up contro approccio top down: processi e metodologie rigide per il controllo e la pianificazione contro costruzione fluida dei processi del team;
- Piano di Comunicazione contro comunicazione in streaming aperta e continua verso tutti; Nel Social Project Management tutta la comunità interna ed esterna al progetto ha visibilità degli eventi del progetto nel momento in cui questi avvengono.
- Project Manager come pianificatore e controllore contro Facilitatore di processi, persone, comunicazione ecc.
- Strumenti e pratiche fornite da software specifico contro uso di piattaforme di Social Computing
- Formal Knowledge contro Tacit Knowledge: la comunità, condividendo gli stessi interessi e costruendo la propria identità sociale di progetto, favorisce la circolazione della conoscenza anche se molta di essa è tacita. In un progetto prevale invece la conoscenza formale e formalizzata e spesse volte questa risulta gelosamente nascosta agli altri membri del team.
Attenzione a
non considerare il Social Project Management come una mancanza di
metodologie e completamente destrutturato, è invece da rimarcare il fatto che
il ruolo del Project Manager deve essere quello di facilitare l'emergere di
quei processi che portano al raggiungimento degli obiettivi. Il Social Project
Management fa uso per esempio di piani e di schedulazioni e anzi queste
assumono un ruolo preponderante in quanto rappresentano la guida costante della
rete sociale legata al progetto. Possiamo quindi affermare che tutti gli
elementi fondanti del Project Management si possono ritrovare nel Social
Project Management ma non sono confinati all'interno di documenti o processi ma
sono costantemente resi pubblici alla rete sociale che li usa per orientarsi e
per organizzarsi attorno ad essi.
Conclusioni
Parecchio lavoro deve essere fatto per rendere il
Social Project Management una disciplina consolidata e soprattutto molta
sperimentazione da parte dei team di progetto. Il Social Project Management
però riconosce da un lato la sempre maggiore complessità dei progetti e delle
tecnologie in gioco che portano a riconoscere un limite del classico Project
Management in diverse situazioni e dall’altra la necessità di vedere il
progetto come un’impresa di una rete sociale che può gestire tale complessità
mediante la forza e la potenza delle relazioni e della comunicazione aperta. Il
Social Project Management non può prescindere dal Social Computing, cioè dalle
tecnologie a supporto delle Social Network.
Le direzioni di questo mio studio saranno due: da
un lato cercherò di mettere in relazione le aree di conoscenza del Project
Management mostrate nel PMBOK con il Social Project Management, dall’altro
cercherò di individuare le caratteristiche di una piattaforma di Social
Computing a supporto delle reti social per il Social Project Management.
La speranza è che questo articolo attiri una sana
discussione attorno a questo tema e possa aiutare la comunità dei Project
Manager nel loro arduo ma stimolante lavoro.
Bibliografia
[1]. PMBOK. Project Management Institute, 2008, ISBN: 978-1-933890-51-7
[2]. Wikipedia,
http://en.wikipedia.org/wiki/Social_network
[3]. The Leader's Guide to Radical Management: Reinventing the Workplace
for the 21st Century, October 2010, Stephen Denning, ISBN: 0470548681
[4] Stephen Denning Blog, The Leader's Guide to Radical Management
[5]. Forbes. Social Computing:
How Networks Erode Institutional Power - And What To Do About It.
[6]. Barnes, J. (1954). Class and Committees in a Norwegian Island
Parish. Human Relations, 7, 39-58
[7]. Social network analysis: methods and applications. Stanley
Wasserman, Katherine Faust. Cambridge University Press; 1 edition (November 25,
1994). ISBN: 0521387078
[8]. Una scheda di sintesi della teoria
delle social network la si può trovare nel IS Theory database.
[9]. Information System Characteristics and Social Network Software
Adoption. Amy Y. Chou, David C. Chou.
[10]. “Social Computing: How Networks Erode Institutional Power – And What
To Do About It”. Forrester Research: Technology research and advice. http://www.forrester.com/ResearchThemes/SocialComputing
[11]. Dotsika & Patrick, 2006
[12]. The underlying theory of project management is obsolete. Lauri
Koskela & Gregory Howell. Procedings of the PMI Research Conference, 2002,
Pg. 293-302.
[13]. The One Minute Manager Meets The Monkey. K. Blanchard, W. Oncken,
Hal Burrows. ISBN:
0-688-10380-4
Un articolo interessante scritto da
Stephen Denning è anche il seguente:
[15]. Learning To Herd Cats. Forbes. http://www.forbes.com/sites/stevedenning/2011/06/07/learning-to-herd-cats/
In cui
viene spiegato in maniera molto sintetica, ma chiara, il paradigma dei 5 shift.
